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WRAP认证计划--如何执行自我评估?

 

引言

WRAP认证计划要求参与的设施了解和有效地证明符合WRAP的主要生产原则,以取得认证资格。WRAP要求参与设施妥为填写并交回三项书面表格,这将有助促进你的参与和成功取得认证。这三款表格分别为:《生产设施简介》、《生产原则问卷》及《设施遵从原则情况文件稽查单》。这些表格都可在本《自我评估及监察手册》中找到,分别为附录A、B和C。

《生产设施简介》(附录A)为WRAP及你将挑选的独立认可监察员提供有关你的生产设施的基本资料,以使我们能够更好地评估你符合原则的程度,有助加快你的认证过程。有关你的设施的资料可帮忙我们在你开始认证过程时,就对你和你的营运情况有一点认识。请紧记填上你的电邮地址,方便我们联系。《生产设施简介》是自我评估资料包的一个重要组成部分。设施亦需把这部分填妥并交回WRAP和选定的认可监察员。这份稽查单说明设施拥有和置有的文件,以验明符合WRAP生产原则。


确定设施符合生产原则

独立监察员将会试图找出管理做法(即实际营运方法)已符合生产原则问卷的要求的证据,从而评估你的设施是否已履行生产原则。

认证资格是根据持续遵从原则来颁发。问卷并不是对某一天的遵从情况的稽查表。问卷是评估管理程序是否已确立,以保证持续履行原则。

对问卷的每条问题,你的设施必须作好准备证明:1)已采纳(承诺执行);2)已开始实行(实践);及3)正在监察(不断遵守)所要求的做法,以显示确实履行原则。


其他遵从原则的证据

一般来说,若你的设施未能充分证明本手册详列的遵从原则证据,你可能无法对有关的问题给予肯定答案。但设施可提供其他证据来支持对某项问题的肯定答案。在这些情况下,你的设施必须清除记录这些证据作为支持凭证。独立监察员会评估这些其他证据是否符合有关原则的目的和用意。总的来说,应尽量避免采用提供其他证据来支持认证。


遵从原则的证据

要符合原则,你的设施必须证明:1)已采纳;2)已开始实行;及3)正在监察所要求的做法,如下所示:

1、采纳

你的设施是否已采纳有关做法?

是否已指派个别人负责传达、实施和监察该做法?

2、实行

是否始终如一实行做法?

做法是否已获采纳一段时间,足以证明持续实行?

有关雇工是否已获告知做法并理解做法?

3、监察

你的设施是否经常验明做法的有效程度?

有否证明、分析和研究偏离做法的情况?

你的设施会否及时纠正不遵从做法的情况?

下文说明你的设施必须使用来证明:1)已采纳;2)已开始实行;及3)正在监察所要求的做法的一般证据。除非有注明“如适用”字眼,这些证据是产生守则问卷所列出的每项做法所必须具备的证据。

下面对能够充分证明:1)已采纳;2)已开始实行;及3)正在监察所要求的做法的证据举出例子。这些例子只是作为说明,并不包罗所有可用证据。


采纳:已采纳做法的证据

a)成文政策和程序。例子:你的设施的成文营运政策手册列明:

ü 你的设施“不会雇用未满14周岁的劳工”(原则3)。

ü“你的设施会否在聘用所有准工人时先取得年龄证明文件,并审慎稽查文件的真确性?(问题3.1)

ü“所有准备聘用的雇工都需要接受面试。”(问题3.3)

b)指定个别人员负责传达、实行和监察做法

这方面的证据包括组织架构图、职位责任表(注明职衔);及/或其他传达责任的方法。

例子:职位责任表/图――注明设施的人力资源经理的责任如下:

•负责向你的设施的全体员工传达禁止根据个人特征或信念而施加歧视的政策,包括禁止验孕作为雇用条件(问题7.1、7.2、7.5)。

•负责向各经理级人员取得签署声明,确认他们明白设施的反歧视政策和过程(问题7.1)。

•负责调查及解决呈报上来的违背歧视政策的情况(问题7.1、7.2)。

a) 在适当情况下为相关人员提供对做法的训练的计划和材料

例子:你的设施已训练所有参与聘用过程的个别人员关于:

•设施禁止非自愿或强迫劳动所订立的政策和程序(问题2.1)。

•确认准雇工已达或超过最低年龄的预先筛选步骤(问题3.1、3.2)。

•有关工作时间和休息日的相关法令(问题6.2)。

•你的设施的反歧视政策(问题7.1、7.2)

备注:只证明你的设施已采纳某项问题所要求的做法并不足以对该问题作出肯定答案。你的设施必须同时证明已实行并监察该项必要做法。


监察:不断监察做法的证据:

a)你的设施经常验明做法的有效程度

例子:你的设施定期审核年龄文件记录及聘用过程,以验明一定向所有准工人取得年龄文件,而所有准备聘用的雇工都需要接受面试(问题3.1、3.2)。

b)在适当情况下准备的文件

例子:你的设施必须准备详细工资清单,以证明给予雇员的报酬情况,包括延长时间工作的工资计算(问题5.4、5.5)。

c)你的设施为雇员提供一个保密的途径,以向管理层反映违背做法的情况(例如非法转运活动、工资清单不符地方、精神或肉体虐待),同时对呈报上来的违背做法情况进行调查并记录解决结果。

这些途径可包括不记名意见箱;张贴负责监管雇用事务的本地机关的联络资料;或在设施内设立雇员投诉专线。

例子:你的设施的雇员投诉专线收到匿名电话,一名雇员声称她的生产主管不允许雇员在休息时间互相交谈。管理层对申诉进行调查,并记录与该名主管的会谈过程,会上这名主管被勒令停止抑制雇员自由结社的权利(原则9)。

d)你的设施证明偏离做法的情况,并在适当时纠正不遵从做法的情况。

证据包括违背情况的记录、成文政策和程序的修订、相关人员培训及/或纠正措施。

例子:你的设施在复核工资清单时发现,当地法令通过修订提高最低工资后两个星期,你的设施仍未有实施有关修订。你的设施马上修改日后计算工资的公式,并补付雇员少付了的工资(问题1.1、5.1)。

e)你的设施在适当情况下,对涉及违背做法的管理级人员和雇员采取纪律处分。

纪律处分包括口头警告;书面警告(由受处分管理级人员及员工签署,并置备在人事档案内);暂停职务;及解雇。

例子:一名生产督导员被发现对工人施以体罚,被适当处分(原则4)。

备注:只证明你的设施已不断监察某项问题所要求的做法并不足以对该问题作出肯定答案。你的设施必须同时证明已采纳并实行该项必要做法。


遵从原则的特别证据

除了上述所列示的一般证据外,你可能需要提供特别证据,以证明已遵从原则。倘若你未能提供一般证据或与指定问题有关的证据,你的设施将无法对生产守则问卷的问题给予肯定答案,除非你的设施可以显示存在适当的其他证据,证明已遵从原则。

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